古くから多くの国内企業を支えてきた基幹システム。その詳細と導入形態、メリットやデメリットまで広く解説しました。基幹システムを検討される全ての方に有用な記事となっているので、是非ご覧ください。
基幹システムとは
基幹システムは、生産、購買・在庫管理、人事など企業の中枢となる事業や日々の業務を支えるシステムです。どの業種の企業にもあるような経理や総務といったような部署で扱う業務の部分での会計システムや人事給与システムは、どのような業種にとっても基幹システムとなりますが、たとえば製造業では生産管理システムも基幹となりますが、在庫を持たない業種では在庫管理システムは基幹システムにはなりません。業務は業種により違いがあり基幹となる業務も業種により異なります。一般的には販売管理、在庫管理、購買管理、生産管理や会計関連を行うシステムで、業務の効率化や人的ミスの軽減化が可能になります。
システムダウンやアクシデントによって基幹システムが止まると、「商品を納品先に発送できない」や「請求書や伝票の発行ができない」などといった事態になり、従業員の業務や取引先に多大な影響を及ぼします。また、企業の業務の基盤となるシステム内には、決して漏れてはならないその企業にとっての重要な情報が蓄積されていて、万が一それらが漏洩すれば企業としての信用も失い多大な損害が発生します。こうした事態を避けるためにも、セキュリティ対策は万全に整えておくことが大切です。下記は基幹システムの種類を紹介しています。いずれも業務の中心的な役割を果たすシステムで、簡単に代用は効きません。
基幹システムの構成種類
- 生産管理
- 在庫・入出庫管理
- 受発注管理
- 財務会計管理
- 購買管理
- 勤怠管理
一連の業務の流れとして、たとえば販売における受発注管理においては、見積・受注・売上・売掛の管理、購買管理については、受注・仕入・出荷・入荷・買掛の管理、在庫・入出庫管理においては、在庫検索機能・棚卸・在庫調整などがあり、それぞれの管理システムが自動化されることにより、業務の効率化を図ることが可能になっています。それぞれの企業による独自の業務フローを作成し課題を明確にすることで、基幹システムのより大きな効果を得ることができるでしょう。
業務システムとの違い
業務システムとは、企業の業種や方針などにより基幹システムの枠組に入るものは変わってきますので、基幹システム以外で経営上なくても支障をきたさないシステムが業務システムとなります。具体的には、顧客管理システムや営業支援システム、グループウエアなどのコミュニケーションを円滑に促進するためのシステムなどです。これらは仮に何らかのトラブルによりシステムが停止になったとしても不便さなどはあるものの、企業が活動を続けていく上で直接的な支障がおよぶことはないでしょう。業務システムを導入することによるメリットとしては、それまでマニュアルでされていた作業がシステム化されることにより標準化されて属人化を解消することができたり、よりスピーディーで正確なデータ管理が可能になり、迅速な情報共有も可能になります。また、業務の効率化を図れることにより生産性が上がります。基幹システムでは企業が経営上必要な軸となるシステムであるのに対し、業務システムとは、業務を円滑に遂行するうえであると便利で効率性のあがるシステムであると言えます。
基幹システムの仕組み
オンプレミス
従来、企業が利用している基幹システムの方法は、「オンプレミス」と呼ばれる自社内にて運用する形を取ってきました。オンプレミスは、サーバーやソフトウェアなどを社内ネットワーク配下に設置し、幅広い範囲を自由にカスタマイズできるメリットがある反面、機能の追加や変更には、時間とコストが多大に発生し、管理や運用も大変でした。また、ネットインフラを導入するための初期費用の高さや設備を維持するためのランニングコストの発生といった、デメリットも多くありました。
このように、デメリットが多く感じられるオンプレスミスをクラウド化に踏み切れなかった理由は、どのような理由があったでしょうか？
クラウド
クラウドとは、システムソフトウェアやハードウェアなどのネットインフラをインターネット経由で、提供することです。つまり、基幹システムのクラウド化は、外部からサービスとして提供されているコンピューター資源を利用することになります。
それは、クラウド化にすることで生じる基幹システムのセキュリティ面や運用面に懸念があったからです。クラウドは、インターネット上のサービスを利用するため、オンプレミスと比べると外部への情報流出や情報漏洩の懸念が高まり、セキュリティ性に懸念がありました。
上記でも述べたように基幹システムは、企業の業務内容を支える重要な柱となるシステムです。何か障害が起きてしまうと、従業員の業務が止まるだけでなく、取引先に迷惑をかけることにもつながります。上記に加え、基幹システムは顧客情報や従業員の個人情報など機密情報も多く、仮に情報漏洩になると取引先や従業員の信頼も失い、多大な損失につながる面も大きなリスクでした。「管理の行き届く自社内に設備を置く方が安心」との気持ちを、多くの人が抱いていたのでしょう。管理や運用が大変だったとしても、オンプレミスの方が安定した運用ができると多くの人が判断し、実行していました。
しかし近年、クラウドへの信頼性や安全性が高まり、企業のなかでも基幹システムをクラウド化する動きが高まっています。それは、クラウドサービスを提供するベンダーが、安全性を保障する証としてISOやISAEでの認証を数種類所得するなど、目に見える形で安全面がわかるようになってきたからです。
また、人々の働き方が多様化し、自宅や顧客先といった社外でも働く機会が増えたことで、場所を問わずに使えるようネットワーク環境を整える必要がありました。その点、クラウド化は自社でネットインフラを持たないため、「使いたいときに使える」というニーズを、満たすことができます。
企業の導入事例が増えたことやクラウドへの安全性の信頼が高まったことで、今後も基幹システムのクラウド化は加速するでしょう。
クラウドのメリット
オンプレミスと比較して大幅なコストカットが実現します。システムの管理運用はクラウドの提供事業者のサポート範囲になるため、利用者側での管理運用をする必要がありません。
また、クラウドの大きなメリットとして、インターネットの環境があればどこからでも利用することができます。営業担当者が外出先からや在宅勤務者が社外からなどいつでもどこからでもデータ共有ができるので、業務を効率的に行うことが可能です。その他にもクラウドサービスでは利用者側での作業を必要とせずにサービスプロバイダーが独自に、自動的にデータのバックアップを取得しさらに複製が保管されるような万全の体制を整えていたり、システムのアップデートが自動で行われていつでも最新の状態での利用を維持させたり、セキュリティ対策においても最新かつ独自の体制で強化しているなど、クラウドサービスでの特徴を活かし、不安材料を軽減するサービスの付加を備えています。
クラウドのデメリット
セキュリティ対策に完全なものはないと言われているように、情報漏洩に対しての不安が完全に払拭されることはなく、万が一情報が流失した際には多大な損失につながります。その他では、クラウドサービスを利用するうえでシステム要件に制限があり、カスタマイズしづらい部分があります。また、オンプレミスではイニシャルコストがかかりますが、クラウドサービスではランニングコストがかかります。オプションとしての高度なセキュリティ対策や高可用性を求めると、その分コスト高になってしまいます。そして、インターネット上でのサービス利用のため、社内ネットワークの障害や、インターネット接続を得られない環境では利用不可能になります。
| 特徴 | メリット | デメリット | |
| クラウド(外部運用) |
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| オンプレミス(自社運用) |
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パッケージ
パッケージは、既存のシステムをそのまま利用するか、一部をカスタマイズして利用する方法です。パッケージのメリットとデメリットをまとめました。
パッケージソフトウェアを活用するメリット
- 初期費用を抑えられる
- 短期間で導入できる
- 品質も保証されている
パッケージのメリットは、初期費用を低コストに抑えられることです。何もない状態から作り上げるのではなく、既に販売されている商品をそのまま導入するか、一部のカスタマイズのみで導入するため、低コストでの導入が可能です。
また、既に発売されている商品＝他の企業もそのシステムを利用していることを意味するため、品質的にも信頼性が持てます。短期間でシステムの導入を行いたい企業やカスタマイズの必要性が少ない企業には、おすすめでしょう。
パッケージソフトウェアを活用するデメリット
- カスタマイズの自由度が低い
- ランニングコストが発生
- 慣れるのに時間が必要
既に完成品として販売されているシステムを利用するため、自分たちの要望に合わせて自由に機能を追加したり、改善したりすることが難しくなります。導入前にカスタマイズを行うことは可能ですが、要望が多すぎるとコストが高くなります。
また、ユーザーはシステムベンダーに対して、ソフトウェアのライセンス費用やサポート代といった、ランニングコストを払う必要があります。保守や運用はシステムベンダーや開発企業が行ってくれる代わりに、費用を払う形です。
そして最後は、社員が新たなシステムに適応する時間が必要な点です。特定の企業に向けて製作しているわけではないので、必ずしも全ての機能が「使いやすい」と感じるわけではありません。社員がストレスなく使いこなすまでには、時間がかかるでしょう。
スクラッチ開発
一から自社専用のオリジナルシステムを開発していく方法になります。既存のシステムのフォーマットは使用しません。「既存で販売しているシステムにはない機能を搭載したい」といった思いや「他社との差別化を図りたい」と、感じている企業におすすめの方法です。メリットとデメリットをまとめました。
スクラッチ開発のメリット
- オリジナル性が強い
- 本当に必要な機能だけを搭載
- ランニングコスト不要
- カスタマイズがしやすい
メリットは、その企業独自のシステムを作れることにあります。新たなサービスや事業を始める際には、特に向いている手法と言えるでしょう。目に留まる斬新なデザインやキャッチコピーを付けることで、注目度を高めることもできます。導入事例で言うと、ユニクロやZOZOのECサイトはスクラッチ開発の代表例です。
そして、全てを自分たちで作っていくため、本当に必要とする機能を搭載できます。自分たちが必要だと判断した機能や不要になった機能を自由にカスタマイズできるため、非常に使いやすいでしょう。またパッケージと違い、システムベンダーや開発会社に払うランニングコストは発生しません。
スクラッチ開発のデメリット
- 初期費用が高い
- 開発期間が数年必要
- 開発者に技術や知識が必要
まず1つめのデメリットは、非常にコストがかかる点です。自社もしくは特定企業に合わせて、全ての要素を一から作っていくからです。必要な機能が多いほど費用がかかり、場合によっては数百万～数千万円かかることもあります。財政的に余裕のある企業でないと、スクラッチ開発を選択するのは難しいでしょう。
そして、開発期間は数年単位と完成までに非常に長い時間を必要とします。イメージするとしたら、家を自ら作っていくような形です。家の設計書を書いて材料を集め、集めた材料で土台を作っていき、組み立てていきます。スクラッチ開発は業務に必要な機能の選定やシステムの設計、検証など、完成するまでクリアしなければならない課題が多くあります。そのため、短期間で導入しようと思っている企業には、おすすめできません。
そして最後は、開発者の技術力や知識が問われる点です。自社や顧客が希望しているシステムを実現できる技術力や知識が無いと、スクラッチ開発はできません。また、長期間にわたって一つの案件に携わり、様々な問題に向き合っていくことになるので、体力的や精神的にも忍耐力が要求されます。
スクラッチ開発のステップ
- 要件定義
- システム設計
- プログラム開発
- 検証
- 納品
- 運用
基幹システムの特徴
基幹システムの特徴としては、システムの改修や追加修正などを行うにはシステムをいったん止めなければならず、それはすなわち業務遂行も中断されることになりますので、基幹システム利用開始にあたっては万全の状態で利用スタートさせるために完成度の高さが要求されます。そしてそれは長期にわたって使用されることとなります。操作は複雑なものではなく多くのユーザーにとって使いやすく簡単で覚えやすいシステムになります。企業活動の上で直接的に関係する情報の処理や管理に利用されるため、セキュリティ面が重視されます。
基幹システム導入のメリット
基幹システムを導入することによるメリットとしては、先にも述べていますが、主に業務効率化や標準化、情報の一元化があげられます。それぞれ手作業で行われていたプロセスが連携され自動化されることにより、効率化はもちろんのこと、入力方法や管理方法などが全体的に標準化され、業務の属人化の解消や、スピードアップ、ヒューマンエラーやミスの削減にもつながります。そしてデータはリアルタイムで更新され、いつでも最新の状態で把握することが可能になります。
SAPやERPとの違い
ERPの特徴とメリット
ERPとはEnterprise Resource Planningの略語で、「ヒト・モノ・カネの動きや情報」を、一括管理するためのシステムです。日本語では企業資源計画という意味になります。例えば、在庫情報と購買システムを連携させることで、在庫数と発注数がすぐにわかるようになっており、在庫過多や発注過多のリスクを防ぎます。部門ごとに運用していた別々のシステムを統合して連携が取れたシステムを作ることで、業務の最適化につなげています。それによりヒューマンエラーの軽減や業務効率化も実現できますし、データが一元管理されることにより、企業の状態をリアルタイムで正確に把握できて、データに基づいた速い経営判断や経営戦略の決定を可能にします。
SAPの特徴とメリット
SAPは、大手開発ソフトウェア企業会社「SAP」の発売している基幹システムであり、ERPの一つで、製品名称になります。企業全体で一斉にシステム開発を進めるのは大変困難な作業であり、長期化しコストもかかります。そこでソフトウエアとしてのERPがパッケージ化されされました。
SAPの特徴は、業界や職種ごとに必要とされる業務を意識して作られている点です。モジュールと呼ばれるそれぞれの管理システムを、業種や企業の必要性に応じて組み合わせて導入することができます。SAPを導入している多くの欧米企業は、ほとんどカスタマイズせずに、SAPのシステムを利用しています。そうすることにより開発コスト削減や開発期間短縮というSAP導入時のメリットを最大限にいかすことができます。もちろん導入後には、業務の効率化や標準化、データ一元化により最新データの入手が容易になり、迅速な意思決定などERPとしてのメリットも維持されます。
| 提供例 | メリット | |
| ERP(Enterprise Resource Planning)（企業資源計画） |
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| SAP(ERPパッケージの製品名称) |
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ERPと基幹システムの違い
ERPは基幹業務システムと呼ばれることもあり、基幹システムとは区別されています。基幹システムでは販売・清算・在庫・購買・顧客などの管理システムや人事給与システムなどの各システムが独立して運用され、それぞれの業務効率化が主な目的となりますが、それに対してERPは企業全体のそれら各システムを一つのシステムに統合したもので、データ全般が一元管理されることにより経営状態の可視化やタイムリーな最新データの監視や閲覧が可能になり、経営基盤の強化が主な目的となります。
ERP導入のデメリット
ERP導入にあたり、社内から業務を理解している人選によるプロジェクトチームなどの発足が必要となります。その分通常業務の遅延や中断により他の社員への業務しわ寄せ、それをカバーするための増員などでコストがかかることが考えられます。また、ERPの標準機能に合わせて業務改善等が可能であれば良いのですが、企業方針や業務内容に合わせたカスタマイズが必要になるになるとその分コストもかかってきます。導入後もライセンス使用料・保守サポート費用などのランニングコストもかかります。他には、社内で実際は情報共有の必要な部分が少ない場合や他で代用可能な場合などは、ERP導入のメリットはかなり低くなるでしょう。
ERPにはオンプレミス型とクラウド型の２つの種類があります。オンプレミス型は社内にシステム環境を構築して社内ネットワークを使用するため、強固なセキュリティを確保することができます。またカスタマイズ性が高く、既存システムを取り入れてERPと融合させることも可能ですが、導入費用が高く、導入までの期間も長くかかります。クラウド型は、新たなシステム環境の構築が必要ないため、導入までの期間がほぼかからず、低コストでの導入が可能ですが、カスタマイズ性が低く、オンライン環境が必須となります。ERPサービス提供元のサーバーにデータを委ねることになります。インターネットアクセスによって利用可能となるため、セキュリティ面におけるリスクがあります。
基幹システムの入れ替えやリプレイス
多くのメリットを企業にもたらしていた基幹システムですが、入れ替えや再構築の必要性が強く主張されるようになってきました。 どのような理由からでしょうか？下記にまとめてみました。
基幹システムの入れ替えや再構築の必要性
- 企業の海外進出が増加
- システムの老朽化と技術継承
- 業務への支障
順番にみていきましょう。
まず一つ目は、海外進出をする企業が増加してきたからです。しかし、従来の基幹システムでは、現地ニーズへの対応不足、スピード感の不足、低コストでの運用や導入が課題となっていました。加えて短納期でのシステム導入を求められるため、一からの開発ではとても時間が足りず、現地でパッケージシステムを購入することで対応をしていました。一方でそれと同時に、事業が成功して進出する国が増えると、それぞれ個別のパッケージシステムを利用しているため、経営の透明化やセキュリティ性の確保において課題が出てきます。近年で増えてきた、海外のグループ会社や子会社による粉飾決算や技術流出といった不祥事を未然に防ぐための対策だとも言えます。今後、海外進出を考えている企業にとっては、販売管理や顧客管理など国内外で標準化できる項目はパッケージシステムの導入で対応し、その他の現地ニーズや企業のセールスポイントとなる部分は、自社での開発や開発会社と協力し、オリジナル性を出していく動きが加速していくでしょう。
２つめは、システムの老朽化を改善することです。事業を長期間継続していくと、必要とされる機能は変わってきます。業務上必要な機能だけを搭載し、各部門との連携を取れた使いやすいシステムの構築が求められます。また、社内でシステムの中身を熟知している者や技術や知識に富んだベテラン社員がいるうちに、若手社員に技術の継承を行う必要もあります。若手社員にシステムについて教育させる場を持たないと、自社システムに精通している人物がいなくなってしまうからです。トラブルがあったときの対応や次のシステムを更新する際の導入も、満足に対応できない可能性が十分考えられます。
３つめは、業務への支障についてです。長期間古いシステムのまま利用していると、最新のソフトウェアやデータ更新に対応できないといったことが考えられます。スピードの問題やセキュリティ面への対策など、不安は尽きません。そうなると、動作スピードが上がらないばかりか、最悪の場合使えないといった状況になります。業務の生産性が落ちるだけでなく、業務の進行自体にも支障が出るため、早急な決断が必要でしょう。
基幹システムをスムーズに入れ替えるポイント
基幹システムをスムーズにリプレイスする際のポイントを２つ書いておきます。
- 現行システムとの並行運用
- システムのマニュアル化と教育
１つは現行システムを使いながら、どうスムーズに新しい基幹システムを導入するかといった点が最も難しいポイントです。自社の都合で取引先に迷惑はかけられず、日々の業務をストップすることはできないからです。導入前にあらゆる状況を想定して、テストに臨むことが必要でしょう。
もう１つは、システムのマニュアル作成と導入する企業への教育の場を設けることです。基幹システムを使うのは、導入先の社員です。１日でも早く新しい基幹システムを使いこなせるようになってもらうためにも、システムの説明をする場は必ず設けてください。また導入後にシステムについての確認ができるように、変更点やポイントとなる部分をわかりやすく明記した形で、マニュアルを残しておくことも必要でしょう。
基幹システムと2025年問題
2018年9月7日に経済産業省が公表して話題を呼んだ「DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～」は、「2025年の崖」の警鐘を鳴らしています。基幹システムは、10年から20年も前に構築されたものが多く、古いシステムは処理能力が低く、業務への支障をきたすことも懸念され、老朽化の問題が無視できません。それにもかかわらず、2025年には少子高齢化の延長線上でITエンジニアの不足の問題があります。今後ITサービスからデジタル化の割合が増えていく中で、先端のITエンジニアが不足し、さらには古いプログラミングの知識や技術を持った人材も減少し、それに伴う支障が増加していく事が見込まれています。それらを解決するためにもシステムの入れ替えは必須事項になるでしょう。
